15 Hal Yang Harus Dikerjakan Operator Dan Kamad Di Simpatika

15 hal yang harus dikerjakan oleh Operator Madrasah dan kepala Madrasah ketika verval Simpatika merupakan rangkaian artikel perihal hal-hal apa saja yang harus diselesaikan oleh PTK, Operator, dan Kepala Madrasah ketika verval data kependidikan di layanan Simpatika. Baca juga 13 hal yang Harus Dilakukan oleh PTK di Simpatika.

Pengelolaan data kependidikan di madrasah sejatinya menjadi tanggung jawab masing-masing PTK dan Kepala Madrasah. PTK bertanggung jawab melaksanakan updating data terkait dengan data langsung masing-masing. Sedangkan Kepala Madrasah melaksanakan verifikasi dan validasi data terkait PTK, kesiswaan, dan kurikulum, di madrasah yang dipimpinnya.

Untuk itu, setiap Kepala Madrasah mempunyai dua jalan masuk di Simpatika. Yang pertama jalan masuk akun PTK langsung layaknya guru-guru yang lain. Yang kedua jalan masuk untuk mengelola akun Madrasah.

Untuk membantu pekerjaannya, Kepala Madrasah sanggup mengangkat salah satu guru menjadi Operator Madrasah yang mempunyai kewenangan mengelola data kelembagaan. Sehingga operator madrasahpun mempunyai dua jalan masuk yaitu sebagai akun PTK dan akun Madrasah.

Pertanyaannya, apa saja yang harus dikerjakan oleh Kepala Madrasah (dan Operator Madrasah) pada masa verval Simpatika ini?

15 Hal yang Harus Dikerjakan Operator dan Kepala Madrasah di Simpatika

merangkum sedikitnya ada 15 kiprah dan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh Operator Madrasah dan Kepala Madrasah. Berikut ini kelimabelas hal yang harus dilaksanakan oleh Kamad atau Operator Madrasah.

1. Mengecek Keaktifan Setiap PTK

Kepala Madrasah atau Operator Madrasah, melalui akun PTK Kepala Madrasah, sanggup mengecek keaktifan diri setiap PTK yang ada di lembaganya. Jangan hingga ada salah satu guru dan tenaga kependidikan yang masih belum aktif dan mencetak Kartu Simpatika.

Pengecekan sanggup dilakukan di akun PTK Kepala Madrasah (bukan akun PTK Operator Madrasah) dengan mengklik menu Keaktifan >> Data Guru dan Data Staf. Di penggalan ini akan ditampilkan siapa PTK yang sudah aktif dan siapa PTK yang belum melaksanakan keaktifan diri.

Operator dan Kamad harus memotivasi PTK di lembaganya untuk segera melaksanakan keaktifan diri dan mencetak Kartu PTK.

2. Mengelola Siswa

Mengelola siswa merupakan salah satu pekerjaan dasar yang wajib dilakukan di setiap awal tahun pelajaran. Tahapan ini menjadi sangat penting lantaran jumlah siswa yang dimasukkan akan menjadi dasar dalam penghitungan rasio guru : siswa. Rasio menjadi salah satu penentu layak tidaknya seorang guru mendapatkan tunjangan.

Mengelola siswa terdiri atas empat tahapan, yaitu:

1. Mengunduh data siswa tahun pelajaran sebelumnya.
2. Mengedit data siswa hasil unduhan terkait dengan siswa naik kelas, siswa lulus, dan mutasi siswa. Pun menambahkan data siswa gres di tahun pelajaran berjalan.
3. Upload data siswa
4. Memasukkan siswa ke dalam rombongan berguru masing-masing

Pengelolaan siswa di Simpatika sanggup dilakukan baik oleh Operator Madrasah maupun oleh Kepala Madrasah di akun Madrasah.

Pengelolaan ini hanya dilaksanakan satu tahun sekali yakni pada awal tahun pelajaran. Kecuali jikalau terjadi mutasi siswa atau siswa putus sekolah. Pada dua kondisi terakhir ini pengerjaannya cukup pada siswa yang bersangkutan saja tanpa harus melibatkan siswa-siswa lainnya.

Lebih lengkapnya terkait dengan pengelolan siswa ini sanggup dibaca di artikel sebelumnya, 4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika.

3. Persetujuan Guru Non Induk (S20)

Untuk memenuhi kekurangan jam, guru sanggup mengajukan mengajar di lebih dari satu madrasah. Madrasah yang selain madrasah utama (satminkal) disebut sebagai sekolah non induk.

Operator dan Kepala Madrasah sanggup melaksanakan persetujuan pengajuan Madrasah Non Induk bagi guru yang mengajukan. Untuk melaksanakan persetujuan, Operator Madrasah atau Kamad, login dengan Akun Madrasah kemudian menentukan menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.

4. Melakukan Non Aktif Guru (SM04) 

Guru yang telah tidak aktif di forum tersebut harus dinonaktifkan (kecuali melaksanakan mutasi). Nonaktif ini sanggup dikarena meninggal dunia, memasuki usia pensiun, atau sebab-sebab lainnya.

Untuk melaksanakan non aktif guru atau mencetak SM04, Kepala Madrasah atau Operator madrasah masuk ke layanan Simpatika pada layanan Akun Madrasah. Kemudian pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.

5. Mengangkat Pejabat Sekolah (S30)

Pejabat sekolah di sini mencakup Wakil Kepala, Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, Pembina Asrama, Pembimbing Khusus Inklusi, Kordinator Bidang Pendidikan, dan Pembina Pramuka. Masing-masing pejabat sekolah tersebut akan mempunyai jam pelengkap yang diakui ekuivalen sebagai jam mengajar sesuai ketentuan.

Untuk mengangkat pejabat sekolah, Operator atau Kepala Madrasah masuk dengan jalan masuk Akun Madrasah. Pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah. Dalam mengangkat pejabat sekolah harus menerima persetujuan Admin Kab/Kota.

6. Mengangkat Wali Kelas

Setiap wali kelas berhak atas 2 jam ekuivalen. Karena itu setiap rombongan berguru harus mempunyai wali kelas.

Pengangkatan wali kelas dilakukan oleh Kepala Madrasah atau operator melalui Akun Madrasah. Pilih menu Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali.

7. Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan bagi Guru

Edit ekuivalen aktivitas pembelajaran dan pembimbingan bagi guru ini berlaku untuk Guru Piket, Pembina Ekstrakurikuler, Pembina Inklusi, Tutor Piket. Masing-masing akan mendapatkan 2 - 1 jam ekuivalen.

Untuk melaksanakan edit ekuivalen aktivitas pembelajaran dan pembimbingan, Kepala Madrasah atau Operator masuk melalui Akun Madrasah. Selanjutnya pilih hidangan Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan bagi Guru.

8. Edit JTM Guru BK/TIK

Agar jam tatap muka guru BK/TIK sanggup otomatis dihitung oleh sistem (berdasarkan jumlah siswa) dan diakui sebagai JTM, Kepala Madrasah atau Operator harus melaksanakan edit JTM guru BK/TIK.

Edit JTM Guru BK/TIK ini dlakukan melalui Akun Madrasah. Pilih menu Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.

9. Isi Jadwal Kelas Mingguan (Jadwal Mengajar Guru)

Pengisian jadwal mengajar mingguan (Jadwal Kelas) untuk seluruh rombel di madrasah tersebut menjadi kiprah Kepala Madrasah atau Operator Madrasah. Jadwal yang diisikan nantinya akan menjadi JTM bagi masing-masing guru dan dihitung sebagai salah satu penentu kelayakan mendapatkan tunjangan.

Pengisian Jadwal Kelas Mingguan dilakukan melalui Akun Madrasah Sekolah > Jadwal > Lihat Jadwal Mingguan.

Sedangkan untuk mengecek JTM yang dibebankan pada setiap guru (hasil dari entri jadwal mengajar) sanggup dilihat di akun setiap PTK pada hidangan Analisa Tunjangan dan hidangan Cetak Portofolio. Atau pada akun PTK Kepala Madrasah di hidangan Keaktifan >> Data Guru. Di hidangan terakhir ini akan ditampilkan Beban (JTM), Total JTM, Rombel yang diampu, Siswa yang diampu, Rasio, dan status keaktifan dari setiap guru.

Selama dan sesudah tahapan ini setiap PTK dan Kepala Madrasah harus proaktif untuk mengecek JTM masing-masing. Sehingga tidak akan ada guru yang kekurangan JTM ataupun terkendala rasio yang mengakibatkan pemberian tidak layak diberikan.

10. Update Biodata (S12)

Jika dibutuhkan (ada perubahan data), Operator maupun Kepala Madrasah pun harus melaksanakan update biodata langsung layaknya PTK yang lain. Update ini sanggup mencakup biodata langsung dan keluarga, riwayat pendidikan, riwayat pegawai, fungsi dan jabatan. Perubahan biodata ini wajib mendapatkan persetujuan dari Admin Kab/Kota.

11. Mengajukan Keaktifan Kolektif (S25)

Setelah semua tahapan di atas Kepala Madrasah melaksanakan Ajuan Keaktifan Kolektif atau cetak S25a. Cetak S25a ini dilakukan melalui Akun PTK Kamad pada menu Keaktifan >> Ajukan Verval.

Sebelum mencetak S25a pastikan semua tahapan di atas sudah dilakukan, lantaran beberapa updating data tidak sanggup dilakukan sesudah S25 dicetak. Jangan lupa juga untuk mengarsipkan S25a, lantaran hidangan cetak S25 akan hilang sesudah menerima persetujuan dari Admin Kab/Kota.

Setelah dicetak S25 diajukan ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan (S25b) semoga tahapan verval Simpatika sanggup berlanjut ke proses pengajuan SKMT dan SKBK.

12. Cetak Kartu PTK Kepala Madrasah

Kepala Madrasah gres sanggup mencetak kartu sekaligus berstatus aktif pada semester berjalan sesudah proposal S25 mendapatkan persetuan Admin Kab/Kota (mendapat S25b).

Untuk mencetak Kartu PTK Kepala Madrasah, Kamad masuk melalui Akun PTK Kepala Madrasah kemudian menentukan hidangan Keaktifan >> Cetak Kartu (menu ini hanya muncul sesudah S25a disetujui).

13. Mengajukan SKMT (S29a)

Sebagaimana guru lainnya, Kepala Madrasah pun harus mengajukan S29a (SKMT). Sehingga namanya akan muncul di hidangan Pengesahan dan evaluasi SKMT bersama guru-guru lainnya.

Untuk mengajukan SKMT (Cetak S29a) langkahnya yaitu masuk ke Simpatika dengan Akun PTK Kepala Madrasah. Klik hidangan SKBK & SKMT >> Pengajuan SKBK >> Cetak Surat. 

Menu Cetak Surat SKMT hanya muncul sesudah S25a disetujui. Setelah mencetaknya jangan lupa untuk mengarsipkan S29a tersebut.

14. Pengesahan dan Penilaian SKMT (Lampiran S29a)

Setelah semua guru mencetak S29a (serta S29b dan S29c bagi guru non induk) kiprah Kepala Madrasah berikutnya yaitu melaksanakan evaluasi dan pengakuan SKMT atau Cetak Lampiran S29 untuk semua guru di forum tersebut (baik yang satminkal maupun non induk), termasuk bagi Kepala Madrasah sendiri.

Cara mencetak lampiran S29 yaitu dengan masuk ke Akun PTK Kepala Madrasah kemudian pilih hidangan SKBK & SKMT >> Pengesahan SKMT >> Pilih guru yang dinilai.

15. Cetak Surat Pengantar SKBK (S29d)

Seperti guru lainnya, Kepala Madrasah pun harus mencetak S29d (Surat Pengantar SKBK). S29d bersama dengan S29a dan lampiran S29, diajukan ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan SKBK (S29e).

Untuk mencetak s29d caranya yaitu dengan masuk ke Akun PTK Kepala Madrasah kemudian pilih hidangan SKBK & SKMT >> Pengajuan SKBK >> Cetak Surat Pengantar. Menu ini gres akan muncul sesudah Kepala Madrasah mencetak Lampiran S29.

UPDATE JULI 2018

16. Mengisi dan Cetak S35 Tiap Akhir Bulan

Absensi Guru seharusnya diisi setiap hari oleh Kepala Madrasah atau Operator Madrasah yang ditugaskan oleh Kepala. Apakah seorang guru di madrasah tersebut hadir, ijin, sakit, tiba terlambat, ataukah alpa tidak hadir. Sistem akan secara otomatis mengisi seorang guru hadir setiap hari. Kepala Madrasah cukup melaksanakan perubahan (mengedit) jikalau terdapat guru yang tidak hadir entah dengan ijin, atau lantaran sakit dan alpa.

Menu Absensi Guru sanggup diakses dengan cara:

1. Kepala Madrasah atau Operator Madrasah login ke layanan Simpatika
2. Pada dasbor layanan, pilih layanan "Madrasah"
3. Klik hidangan "Pendidik & Tenaga Kependidikan"
4. Klik submenu "Absensi"
5. Klik submenu "Lihat Absensi - Absensi Guru"
6. Untuk menentukan hari dan tanggal yang diinginkan klik tombol panah kanan dan kiri atau gambar kalender
7. Untuk mengedit kehadiran, pilih tanggal (sebagai nomor 6 di atas) kemudian klik tombol panah ke bawah di ujung kanan nama guru yang bersangkutan.
8. Untuk mencetak S35, klik tombol "Cetak S35"

Pastikan isian pada S35 telah benar pada setiap final bulan. Karena kondisi isian pada final bulan ini otomatis akan tercantum pada SKAKPT yang tentunya mensugesti kelayakan pemberian bagi setiap guru.

17. Mencetak S36c atau S36d

S36c (Guru PNS) dan S36d (Guru Non PNS) adalah Surat Keputusan Analisa Kelayakan Penerima Tunjangan atau SKAKPT. SKAKPT diterbitkan tiap bulan di akun PTK masing-masing.

Sebagai seorang guru sertifikasi, Kepala Madrasah maupun Operator Madrasah ikut mencetak SKAKPTK untuk memenuhi persyaratan pencairan pemberian profesi.

Cara untuk mengaksesnya adalah:

1. PTK login ke akun Simpatika masing-masing
2. Pada dasbor layanan, pilih layanan "PTK"
3. Klik hidangan "SKAKPT"
4. Klik hidangan "Cetak SKAKPT"
5. Klik gambar printer pada ujung kanan bulan yang hendak dicetak SKAKPT-nya.

Terkait dengan S35 dan S36c/d (SKAKPT), silakan baca artikel:

• Yang Harus Dilakukan di Simpatika Tiap Akhir dan Awal Bulan

Itulah 15 hal yang harus dilaksanakan oleh Kepala Madrasah atau Operator selama pelaksanaan verval Simpatika. Semoga rangkuman hal-hal yang harus dikerjakan ini sanggup menjadi pedoman yang memudahkan setiap operator dan Kepala Madrasah sehingga pelaksanaan Verval Simpatika sanggup berjalan dengan sukses.