Hal ini dikarenakan tidak ada petunjuk resmi yang sanggup dijadikan pedoman dalam mengerjakan Emis Madrasah di periode ini. Al hasil tidak sedikit para operator madrasah yang melengkapi datanya dengan modal meraba-raba dan coba-coba. Kedua karena kompleksitas data dan struktur sajian dalam emis yang bertingkat-tingkat sampai beberapa sub-menu sekalipun masih mempunyai menu-menu tersendiri lagi dan tombol-tombol tindakan (aksi) yang juga mempunyai pilihan menu.
Namun selain dari beberapa hal di atas, permasalahan yang tidak sanggup diabaikan yaitu keterbatasan server dalam mengelola data sehingga sering kali menjadikan aplikasi sulit diakses. Akibatnya, konsentrasi operator sebagian besar sudah habis untuk sekedar masuk (mengakses) aplikasi. Bukan untuk mencermati data mana yang prioritas dan data mana yang masih salah atau kurang.
Sehingga tidak menutup kemungkinan akan banyak madrasah yang datanya tidak lengkap atau bahkan data yang seharusnya diprioritaskan untuk diisi malah terlewat.
Dari aneka macam sumber yang disarikan oleh , prioritas data yang harus dicermati dalam pemutakhiran data emis tahun 2018/2018 ini mencakup empat hal yaitu kelembagaan, data siswa kelas akhir, capesun, dan siswa gres (PPDB). Keempatnya menjadi prioritas utama yang harus dikerjakan oleh operator emis madrasah sebelum melengkapi data-data lainnya.
1. Kelembagaan
Data kelembagaan yang menjadi prioritas dalam mengerjakan Emis Madrasah semester ganjil Tahun Pelajaran 2018/2019 mencakup profil forum dan ruang kelas/rombel.
1.1. Profile Lembaga
Klik sajian Kelembagaan kemudian klik submenu Profil Lembaga. Cek data kelembagaan yang ada di bagian:
- Data Umum Lembaga,
- Lokasi Madrasah,
- Kontak Madrasah,
- Jarak Madrasah ke Lokasi Tertentu
- Dokumen Perijinan dan Sertifikat ISO
- Akreditasi Madrasah
- Kelompok Kerja Madrasah (KKM)
- Penyelenggara Madrasah Swasta
- Kepala Madrasah
- Data Bantuan Operasional Sekolah
- DIPA
- NSM Perubahan
Jika ada yang kurang, salah, atau telah berubah, lakukan pengeditan kemudian klik tombol "Simpan" yang ada di bab kanan bawah.
1.2. Ruang Kelas/Rombel
Klik sajian Sarana Prasarana kemudian klik submenu Rincian Data Ruangan. Cek data, terutama yang terkait dengan ruang kelas. Pastikan data sudah ada dan lengkap dengan cara:
- Klik segitiga pada tombol "Aksi" sampai muncul akar sajian yang terdiri atas Kondisi, Rombongan Belajar, Isi Ruangan, Ubah Data, Hapus
- Klik Kondisi kemudian klik Tambah Data dan isi kolom yang tersedia. Jika data tahun 2018 sudah ada, klik "Aksi Edit" untuk melaksanakan pengeditan (jika diperlukan)
- Klik Rombongan Belajar untuk mengisikan data jumlah siswa putra dan putri tahun pelajaran 2018/2019. Jika belum ada klik Tambah Data sedangkan jikalau data tahun pelajaran 2018/2019 sudah ada, klik "Aksi Edit" untuk melaksanakan pengeditan (jika diperlukan)
- Klik Isi Ruangan untuk mengisikan data perlengkapan di dalam ruangan. Klik Tambah Data untuk menambahkan atau klik tombol Aksi untuk mengedit atau menghapus.
- Klik Ubah Data untuk mengedit atau memasukkan data yang kurang terkait dengan Nama Ruangan, Kelas dan Rombel, Nama Wali Kelas, Kepemilikan, Tahun Dibangun, dan Ukuran Ruangan.
- Klik Hapus Data untuk menghapus data ruangan
Pengeditan data rombongan berguru sanggup juga dengan memakai Template Ruang Kelas yang sanggup diunduh dan diupload lewat sajian Template. Meski hasil lewat upload template ini pun masih memerlukan beberapa tindakan untuk melengkapi data secara manual.
2. Data Siswa Kelas Akhir
Data siswa kelas tamat menjadi prioritas hal yang harus dicermati dalam mengerjakan Emis Madrasah 2018. Hal ini terkait dengan validitas data calon akseptor ujian nasional dan ujian madrasah yang nantinya menjadi basis data dalam penetapan nominasi calon akseptor ujian (Capesun) melalui aplikasi bio-un.
Yang harus dikerjakan oleh operator yaitu memastikan semua siswa kelas akhir:
- Telah masuk data emis
- Data-datanya benar dan valid sesuai dokumen yang berlaku
Jika terdapat siswa yang belum terdata, segera masukkan. Dan jikalau terdapat data yang salah segera lakukan perbaikan. Khusus perbaikan nama, daerah tanggal lahir, dan NISN harus melalui admin kabupaten/kota. Sehingga jikalau terdapat nama dan daerah tanggal lahir siswa kelas tamat yang salah, silakan hubungi admin Kabupaten/Kota alasannya perbaikan keduanya hanya sanggup dilakukan melalui akun operator kab/kota. Pun jikalau ada siswa kelas tamat yang belum mempunyai NISN atau NISN-nya salah.
Pengeditan nama dan daerah tanggal lahir siswa tingkat lainnya pun harus melalui admin Kabupaten/Kota. Namun sebagai prioritas yang harus segera dikerjakan untuk ketika ini yaitu perbaikan data khusus siswa kelas akhir. Perbaikan nama dan tanggal lahir siswa tingkat lainnya sanggup dilakukan setelahnya atau menunggu isyarat dari admin Kab/Kota setempat.
Melengkapi data siswa kelas tamat sanggup dilakukan juga dengan cara mengunduh dan mengunggah Template Siswa Kelas Akhir. Yang perlu diperhatikan, penggunaan template Siswa kelas Akhir hanya untuk melengkapi data yang kurang. Sedangkan jikalau terdapat siswa yang belum masuk, penambahan siswa dilakukan melalui mekanisme Mutasi Umum (siswa dari Sekolah Umum) atau Mutasi dari Madrasah Siswa berasal dari madrasah) yang terdapat di sajian Kesiswaan submenu Siswa Aktif
3. CAPESUN
Capesun merupakan kelanjutan dari Data Siswa Akhir. Buka sajian ini dengan mengklik sajian Kesiswaan submenu Capesun. Dalam beberapa kali percobaan, mendapati sajian ini lebih sulit diakses dan menampilkan pesan galat 504 Gateway Timeout. Sehingga langkah pengerjaan secara detail belum sanggup diuraikan di sini.
Namun secara garis besar, langkah-langkah cara penggunaan sajian ini masih sama menyerupai tahun sebelumnya.
Tampilan terdiri atas dua kolom utama dimana di bab kiri yaitu Daftar Siswa Kelas Akhir sedang di bab kanan yaitu Daftar Siswa Capesun.
- Pastikan data siswa kelas tamat yang ada di sebelah kiri telah benar sesuai dengan dokumen yang ada.
- Pilih siswa dengan cara memperlihatkan tanda contreng pada kotak di ujung kiri data siswa
- Klik tombol "Daftarkan Siswa di Capesun"
- Siswa akan masuk ke kolom sebelah kanan
- Unduh file .ez dengan cara mengklik tombol "Bio UN File". File ini nantinya yang akan dipakai untuk mendaftarkan siswa ke apliaksi BioUN.
- Unduh dan cetak Berita Acara dengan mengklik tombol "Cetak BA"
4. PPDB
Prioritas berikutnya yaitu memasukkan siswa baru. Memasukkan siswa gres dibedkan menjadi dua bab yaitu siswa gres yang berasal dari RA atau madrasah dan siswa gres yang berasal dari umum (orang renta pribadi atau sekolah bukan madrasah).
Memasukkan siswa gres dari RA atau madrasah langkah-langkahnya adalah:
- Buka sajian Kesiswaan submenu Siswa Aktif.
- Terbuka halaman siswa aktif
- Klik tombol "Siswa Baru (Dari xx); xx yaitu jenjang RA dan madrasah sebelumnya
- Pada kolom pencarian, masukkan NSM RA/Madrasah yang lulusannya akan dimasukkan sebagai siswa baru, kemudian klik ikon cari
- Muncul daftar siswa
- Contreng kotak kecil di depan nama siswa yang akan dimasukkan sebagai siswa baru
- Klik sajian Daftarkan
- Muncul pesan konfirmasi, klik saja Ya
Langkah lebih detail yang dilengkapi dengan video tutorial sanggup dilihat di artikle terdahulu, Cara Memasukkan Siswa Baru ke Emis.
Sedang untuk memasukkan siswa umum (yang bukan dari madrasah), sanggup dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan dengan template PPDB. Cara manual yaitu dengan mengklik tombol "Siswa Baru" pada sajian Kesiswaan submenu Siswa Aktif. Setelah terbuka form, lakukan pengisian semua kolom yang dibutuhkan.
Sedang cara kedua yaitu dengan template PPDB. Dengan cara ini mempunyai tahapan yaitu:
- Unduh Template PPDB di sajian Template
- Isi template PPDB tersebut sesuai dengan referensi dan Petunjuk
- Setelah terisi, simpan template dalam format CSV
- Setelahnya file CSV diunggah melalui sajian Template atau melalui sajian Kesiswaan >> PPDB
Tahapan-tahapan ini secara mendetail, sanggup dipelajari di artikel Form Upload Siswa Baru Emis Online 2018/2019
Itulah prioritas yang harus dikerjakan oleh operator dalam pemutakhitran data Emis Tahun Pelajaran 2018/2019 kali ini. Meski terdapat beberapa bab (terutama bab Capesun dan PPDB) yang tidak terbahas tuntas dalam artikel ini karena sulitnya menu-menu tersebut diakses oleh namun setidaknya sanggup menjadi citra mana yang harus diprioritaskan untuk dikerjakan terlebih dahulu dan mana yang belakangan.
